de 4 pijlers van onboarding die geen corporate kan overslaan

de 4 pijlers van onboarding die geen corporate kan overslaan

De sollicitatiefunnel klopte, de candidate experience was positief, zelfs het sollicitatieformulier werkte naar behoren én de sollicitant is de gesprekken doorgekomen. Jullie zijn eruit: dit is de match waar je beiden naar zocht. Deze sollicitant wordt binnenkort jouw nieuwe collega. Tijd voor de onboarding! En die ziet er bij een corporate nét even anders uit dan bij bijvoorbeeld een uitzendbureau…
 
Onboarding gaat veel verder dan het regelen van een werkplek en een laptop. Zo heb ik ooit een stage gehad waarbij op mijn allereerste werkdag bleek dat het volledige team een training had. Die de hele week duurde. En waar ik dus niet bij zat. Zat ik daar in mijn eentje, achter dat bureau met die laptop en géén idee wat ik moest doen. Tot zover het warme welkom en de begeleiding. Het is daarna ook niet helemaal meer goed gekomen.

wat is het dan wel?

Onboarding is de periode waarin een nieuwe medewerker de organisatie, zijn of haar rol en het team leert kennen. Een goede onboardingsperiode zorgt ervoor dat mensen zich verbonden voelen met de organisatie. En hun werk goed kunnen doen. Dat dit makkelijker gezegd dan gedaan is, blijkt wel uit het feit dat gemiddeld 1 op de 3 nieuwe medewerkers binnen 90 dagen weer vertrokken is. Dat kost bedrijven heel veel geld. Vaak gaat het mis doordat organisaties zich onvoldoende realiseren dat een goede onboarding veel oplevert én dat het een traject is wat over een langere periode gaat. Dus denk vooral niet dat je er met een laptop, bureau en voorstelrondje bent. De onboardingsperiode kan wel tot een jaar duren, afhankelijk van de rol en organisatie. Idealiter zorg je ervoor dat de volgende 4 pijlers op orde zijn.

praktisch

Open deur en ik noemde hem al: zorg ervoor dat de werkplek in orde is. Een laptop, bureau, bureaustoel, maar ook een account en mailbox die werken. Niks zo vervelend als je eerste werkdag niks kunnen doen, omdat je de hele dag bij IT vastzit totdat de basiszaken geregeld zijn. In één van mijn eerste banen was het bureau bovendien opgefleurd met een gigantische bos bloemen en een lief kaartje van al mijn nieuwe collega’s. Zo’n eerste werkdag is vaak al spannend, dus zo’n gebaar doet ontzettend veel. Daarnaast is het meteen handig om een voorstelrondje te doen en een overzicht te geven waarop staat wie iedereen is en waar je ze voor kan aanspreken. Bonustip: vraag je collega’s om de nieuwe werknemer toe te voegen op LinkedIn. Zo kan hij of zij heel makkelijk (en zonder ongemakkelijke situaties) achterhalen hoe iedereen ook alweer heet en wat ze doen.

sociaal

Het voorstelrondje is geweest en je nieuwe collega zit achter zijn of haar bureau. Check. Onboarding geslaagd? Niet helemaal, want vragen stellen of op anderen afstappen is voor veel mensen toch een drempel, zeker als je ergens “die nieuwe” bent. En voordat je iedereen van naam kent, ben je vaak een paar weken tot maanden verder. Koppel een buddy op de werkvloer aan de nieuwe medewerker. Iemand die vraagt of hij of zij ook koffie wil, die hem of haar meeneemt als het lunchtijd is en voorstelt aan anderen. Daarnaast ligt er een mooie rol voor de nieuwe leidinggevende om de komende weken regelmatig even een gesprekje aan te knopen en te vragen hoe het gaat of waar iemand tegenaan loopt. Vaste contactmomenten zijn daar meestal handig voor, omdat dit er ‘in de waan van de dag’ anders al snel bij inschiet. En het hoeft allemaal niet zo formeel, soms is samen een kopje koffie drinken al voldoende. 

cultuur

Het is een hele tijd geleden dat ik mijn onboardingprogramma bij IKEA mocht volgen (dat was in 2009 om precies te zijn), maar mán wat zat dat goed in elkaar! Nieuwe medewerkers van verschillende afdelingen en disciplines starten samen in een klasje. Verschillende personen uit de organisatie spreken, geven een rondleiding en vertellen over de cultuur, missie en visie. Vervolgens zie je die zaken terug op de werkvloer. Grote kans dat élke medewerker binnen IKEA je precies kan vertellen waar de letters voor staan. Waarom het recycle station zo belangrijk is. Hoe de route in de winkel tot stand is gekomen. Waarom sommige producten zo’n absurd lage prijs hebben (a better everyday life for the many people ). Zo creëer je niet alleen een grote betrokkenheid bij nieuwe medewerkers (iedereen weet precies aan welke missie hij of zij bijdraagt), maar ook meteen een saamhorigheids- en loyaliteitsgevoel. En dat komt het verloop ten goede.

verwachtingen

Een vacature vertelt nooit het hele verhaal. En hoe goed de sollicitatiegesprekken ook waren, je ervaart pas écht hoe het is om ergens te werken… als je er eenmaal werkt. De onboardingsperiode is dan ook cruciaal als het gaat om verwachtingsmanagement. Dat begint al met een berichtje een dag of enkele dagen vóór de eerste werkdag. Waarin je laat weten er naar uit te kijken dat de nieuwe collega start en uitlegt waar hij of zij zich kan melden, wie er voor hem of haar klaarstaat en hoe de dag er uit ziet. Maar ook een schema voor de eerste week of weken geeft veel houvast. Welke mensen ontmoet iemand op welk moment? Wat zijn de vaste overlegmomenten in de week? Maar ook de beoordelingscyclus, doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden mogen vanaf dag één duidelijk zijn.

dáárom is het zo belangrijk

Niet alleen het verloop loopt terug bij een goede onboarding. Maar ook de kosten dalen. De kosten van voortijdig vertrek kan je inschatten op 50 tot 150 procent van het jaarloon. Bovendien blijkt uit onderzoek van Brandon Hall dat bedrijven met een goede onboarding bijna twee keer zoveel voortgang zien in het behoud van medewerkers én hun betrokkenheid. Ook het behoud van klanten, klanttevredenheid, omzet en marktpenetratie blijkt bij organisaties die hun onboarding goed op orde hebben, significant beter te zijn dan bij bedrijven die de onboarding minder goed geregeld hebben.

Regel daarom niet alleen een dijk van een vacaturetekst, een recruitmentsite die goed converteert en campagnes die jouw doelgroep raken, maar bedenk ook vast de aanpak voor wanneer die sollicitant eenmaal binnen is. Want het is zonde van jouw tijd en geld om binnen drie maanden weer helemaal opnieuw te moeten beginnen…

Geschreven door:

Deborah Hempenius
Deborah Hempenius

Content Marketeer
RecruitNow


Toon alleen:

nieuws blogs events