Working RebelZ weet het zeker: met AI in recruitment maak je het verschil

De kracht van het juiste ATS

Jara Balkestein startte in 2018 samen met een compagnon Working RebelZ. Sindsdien helpt het bedrijf het mkb en start-ups aan medewerkers, voornamelijk in de retail. Met 2,5 FTE bedient ze bekende namen in de branche. Naar eigen zeggen door haar wendbaarheid, gedrevenheid om altijd een stap extra te doen en de tikkeltje rebelse aanpak. Het team wordt hierin al een aantal jaren ondersteund door het Applicant Tracking System (ATS) van RecruitNow: Cockpit. “De overstap naar dit systeem was een verademing”, vertelt Jara.

“Er was een periode waarin ik niet het beste uit m’n bedrijf kon halen via ons toenmalige ATS en dat terwijl we in een luxe positie zaten. De sector had over het algemeen moeite om aan sollicitanten te komen. Ons wisten ze wel te vinden. Maar als je dan niet goed en snel door je ‘kaartenbak’ kunt, vacatures matcht en je netwerk niet effectief benut, dan word je nooit koploper, terwijl ik hier notabene het bedrijf voor had opgericht.”

Dat moest anders. Benieuwd en kritisch als ze was, ging de ondernemer met tien tot twaalf ATS-leveranciers om de tafel, waaronder RecruitNow. “RecruitNow stak er met kop en schouders bovenuit. Dat kwam door het innovatieve, vooruitstrevende en meedenkende karakter. Door me te laten zien wat er allemaal nog meer in de ATS-wereld en met hun ATS ‘Cockpit’ kon, koos ik voor hen. Hier heb ik geen moment spijt van gehad. Het bedrijf weet echt wat de branche nodig heeft, hoe je software voor je laat werken én dat je het je klanten gemakkelijk moet maken.”

Cockpit X bespaart tijd, werk en biedt snelheid

In de daaropvolgende jaren werd de arbeidsmarkt steeds krapper, waardoor Jara en haar team nog efficiënter en sneller moesten werken. Een extra collega aannemen was financieel niet haalbaar. Ze klopte bij RecruitNow aan met de vraag: hoe kan ik samen met jullie de volgende stap zetten met m’n bedrijf? Hier kwam de inzet van Cockpit X uit.

Cockpit X is een geavanceerd AI-recruitmentplatform dat recruiters 24/7 ondersteunt in hun dagelijkse taken. Met generative AI en intelligente AI-collega’s (X recruiters) automatiseert het systeem routinetaken met als voornaamste doel: recruiters weer écht laten doen waar ze goed in zijn. Dit doet de AI-recruiter door alle niet-wervingsactiviteiten volledig te automatiseren. Denk aan het verzamelen van kandidaatgegevens en het matchen van vacatures. Niet alleen via traditionele matches, maar juist ook door alternatieve kansen aan te dragen. Want elke kandidaat die binnenkomt, is een kans die je actief kunt benutten.

Op deze manier vullen recruitmentprofessionals veel sneller vacatures, verhogen ze winstmarges en werken ze effectiever en efficiënter. Met meer focus op het menselijke aspect van hun werk.

In het geval van Working RebelZ achterhaalt AI de wensen en beschikbaarheid van kandidaten. Ook buiten kantoortijden. Onderdeel hiervan is een AI-recruiter. Deze neemt een groot deel van de eerste communicatie met kandidaten over. Ze verstuurt berichten, doet de eerste intake via WhatsApp en checkt of sollicitanten aan de harde functie-eisen voldoen. Vervolgens komt er een melding in het dashboard en nemen Jara of haar collega-recruiters het contact over

Binnen vier weken up and running

Zoals vaak bij een verandering, stuitte de implementatie van Cockpit X op wat kritische vragen vanuit het team. “Een werkwijze aanpassen wakkert altijd vragen aan. Maar na uitleg, samen testen en te focussen op de voordelen, verdwenen die. Bovendien: iedere recruiter die ik ken, vindt de administratieve kant van het vak niet leuk. Zodra ze zagen dat Cockpit X ook hierin werk uit handen neemt, waren ze snel om.”

Vanaf het moment dat Jara groen licht gaf aan RecruitNow, verliep de implementatie snel. “Slechts vier weken gingen er overheen totdat AI-recruiter ‘Joa’ te werk ging. Het was een periode van intensief schakelen met customer service manager Bas. Samen bepaalden we hoe de AI-recruiter eruit kwam te zien, wat haar tone of voice werd en wat ze moest doen. Dit stemden we af op m’n strategie voor Working RebelZ: snelle opvolging, betrokkenheid en efficiënt basisinformatie verzamelen.”

Met AI maak je het verschil

Nu Cockpit X volledig is geïntegreerd, merkt Working RebelZ de voordelen des te meer. “Dat we de intake niet meer zelf hoeven te doen, scheelt ons al snel een uur per sollicitant”, zegt Jara. “Dat tikt behoorlijk aan met honderden sollicitanten per jaar. En als je ziet dat zo’n 90 procent van de sollicitanten die met Joa appt ook daadwerkelijk de vragenlijst afrondt, dan kun je wel zeggen dat ze door hen wordt omarmd.”

Ook de snelheid die Cockpit X oplevert, is merkbaar. “Kandidaten kunnen nu dezelfde dag nog met een opdrachtgever in gesprek, in plaats van pas na een paar dagen. Dat is in deze markt een gamechanger. Als je wacht, is je kandidaat al ergens in gesprek.”

Eindeloze mogelijkheden

Jara is zo enthousiast dat ze Cockpit X in de toekomst nog breder wil inzetten. Hier heeft ze al plannen voor. “We willen Joa actiever laten zoeken naar kandidaten op basis van specifieke labels. Bijvoorbeeld kandidaten die we een paar maanden niet gesproken hebben en die als ‘beschikbaar’ gemarkeerd staan. Ook zijn we in samenwerking met RecruitNow en een partner onze online campagnes zo aan het inrichten dat Joa hier direct op kan aanhaken. Zo hoeven we daar ook minder handmatig werk in te doen. Ik kan niet wachten op wat er straks nog meer mogelijk is met AI.”

De ontwikkelingen binnen AI – en specifiek Cockpit X – gaan razendsnel. Doordat we in sprints werken binnen onze development, worden functies snel verbeterd en toekomstplannen uitgebreid. We werken continu aan het aanbieden van de best mogelijke versie van ons product.